海鸥聊天的“密信”用于需要额外保护的邮件沟通。它和普通聊天不是同一入口：准备发送时，先确认收件人、证书状态和实际要发送的资料，再按客户端当时显示的提示完成设置。下面这份清单适合发送合同片段、账号通知或其他需要谨慎传递的信息前使用。
一、先确认收件人确实是目标对象
从可信的历史沟通记录或对方已确认的渠道取得邮箱地址，逐字核对用户名与域名。相似字母、增减的短横线和不同后缀都可能把邮件送到错误的人。对新地址或近期变更的地址，最好再用原有联系方式向对方确认一次；不要只凭一封来信中的“新邮箱”回复敏感内容。
二、看清证书状态，再决定是否发送
海鸥帮助页提示，密信发送前要核对证书状态，并根据客户端提示完成设置。若页面显示证书异常、过期或无法验证，先停下来核对地址与提示信息，不要为了赶时间跳过警示。证书正常也只说明当前校验条件满足，不能替代对收件人身份的独立核实。
三、正文和附件只保留必要内容
先写明事项、需要对方做什么、何时回复，再检查附件名称、版本和可见内容。把与本次事项无关的身份证件、验证码、完整账号或其他人的资料移除；需要传达一小段信息时，不必附上整份文件。发送前重新查看收件人、抄送范围、正文与附件是否匹配，避免“内容写对了，文件选错了”。
四、发送后保留可核对的信息
记录发送时间、对象、文件版本和约定的回复方式即可，避免在多个聊天群重复转发原文。若对方说没有收到，先核对地址与客户端提示，再请对方检查收件情况；不要连续发送多份内容不同的版本。操作入口或提示随客户端版本变化时，以当前客户端为准。海鸥站内的常见问题也说明了密信用途与发送前的基本核对项。
发送前的最后一遍检查：对象对不对、证书状态有没有异常、正文和附件是否最小必要、是否留有可追溯的版本。四项都确认后再发送，通常比事后追撤更省事。